Về lý thuyết, đặt phòng khách sạn càng sớm, giá càng rẻ và tỷ lệ thành công cao vì mỗi khách sạn đều có một lượng phòng nhất định theo từng hạng. Giá sẽ tăng dần khi lượng phòng còn lại ít, nhu cầu cao. Dù vậy, nhiều du khách vẫn đặt phòng vào giờ chót, do kế hoạch ngẫu hứng, hoặc kế hoạch ban đầu thay đổi.
Liên hệ trực tiếp với khách sạn
Nhiều khách sạn sẽ có khách hủy phòng giờ chót nên liên hệ trực tiếp là một cơ hội lớn và nhanh để đặt được phòng.
Đặt phòng trực tiếp với khách sạn thường là lựa chọn tốt, tuy nhiên giá có thể cao hơn trên các ứng dụng OTA (đại lý du lịch trực tuyến). Thông thường, du khách có thói quen chấp nhận giá niêm yết của khách sạn. Điều này thường chỉ đúng với những khách sạn hạng sang. Nếu thuê phòng ở các khách sạn tầm trung hay giá rẻ, du khách có thể mặc cả để được giá hợp lý, đặc biệt vào dịp không phải cao điểm.
Theo dõi nhiều trang web đặt chỗ
Hãy tra cứu trên nhiều website khác nhau để có được lượng phòng và giá cả tốt nhất. Các OTA thông dụng như Agoda, Booking, Traveloka, Expedia, Hotels.com có thể cung cấp các mức giá khác nhau cho cùng một khách sạn. Tại Việt Nam, những ứng dụng này hiệu quả với các khách sạn lớn hoặc chuỗi khách sạn.
Ngoài ra, còn có các ứng dụng như HotelTonight và One:Night chuyên hỗ trợ du khách đặt phòng vào phút chót để có được phòng khách sạn giá tốt. Các trang web như Hotels.com và Hotwire cũng liệt kê các ưu đãi cho 1-2 ngày trước khi khách check in. Lưu ý, giá tốt nhất cho đêm cùng ngày thường có vào buổi sáng, ngay khi các khách sạn bắt đầu mở bán.
Sử dụng công cụ tìm kiếm
Google không mới, nhưng vẫn là lựa chọn lý tưởng khi tìm kiếm khách sạn phút chót. Khách chỉ cần nhập thông tin tên thành phố kèm theo từ "khách sạn", chẳng hạn "khách sạn Hà Nội" sau đó thêm các bộ lọc như ngày tháng, khu vực cụ thể, khoảng cách đến một điểm, công cụ tìm kiếm sẽ cho bạn gợi ý.
Các trang tìm kiếm cũng cung cấp bản đồ, xu hướng giá điển hình dựa trên các khách sạn từ 2 đến 5 sao, giúp du khách xem tất cả các lựa chọn một cách nhanh nhất.
Quan tâm đến thời điểm đặt phòng
Thời điểm lý tưởng để đặt phòng khách sạn là khoảng 15 ngày trước ngày dự định lưu trú. Kết luận này được các chuyên gia nghiên cứu thị trường Mỹ (NerdWallet) công bố. Theo đó, phòng khách sạn rẻ hơn gần 13% khi được đặt trước. Tuy nhiên, một báo cáo vào năm 2023 chỉ ra rằng giá phòng thường giảm vào chính ngày check in để khách sạn bán những phòng còn trống.
Các khách sạn hạng sang thường có mức giảm giá đáng kể hơn khi đặt phòng gần ngày lưu trú. Xu hướng này chủ yếu xuất phát từ các chiến lược định giá động, cho phép ưu đãi phút chót, đặc biệt ở những địa điểm ít đông đúc hoặc mùa thấp điểm. Tuy nhiên, vẫn nên lưu ý việc chọn đặt phòng phút chót có thể đi kèm với rủi ro về phòng trống.
Tạo thông tin khách hàng thân thiết
Nếu thường xuyên đặt phòng online, du khách nên sử dụng email, bản tin và chương trình khách hàng thân thiết để duy trì liên hệ với khách sạn, nâng cao cơ hội đặt được phòng giờ chót. Các khách sạn sẽ ưu tiên cho những khách hàng đã có lịch sử đặt phòng thường xuyên hoặc thông báo sớm khi thấy khách có nhu cầu.